内部統制に関する基準

2015年2月、ルールを守り誠意ある行動をする上での基本的な心構えとして、内部統制の基盤となる「役職員行動規範」及び「役職員行動指針」を策定しました。その上で、内部統制の仕組みと体制を明確にし、内部統制を確実に実施していくための基準として「内部統制システム構築の取組方針」を策定しました。

役職員行動規範

制定：2014年11月1日

お客様第一

1. 私たちは、お客様第一の精神で、お客様の立場に立って誠意をもって対応し、サービスの向上に努めます。

安心と信頼

2. 私たちは、年金制度がお客様の信頼があってこそ成り立つことを認識し、正確プラス親切イコール信頼の精神のもと安心いただける業務運営を致します。

公平・公正

3. 私たちは、年金制度の運営に携わる者として、常に公平・公正な業務運営に努めます。

使命感・責任感

4. 私たちは、年金記録を正確に管理し、確実に年金をお支払いするという使命感と責任感をもって業務にあたります。

個人情報の保護

5. 私たちは、お客様の大切な年金の情報をお預かりしていることを常に自覚し、個人情報保護を徹底します。

法令等遵守・倫理

6. 私たちは、法令や諸規程などを遵守して業務を執行するとともに、高い倫理観を持って行動します。 （取引先等との交際等に係わる行動指針は別に定める。）

コスト意識と改善意識

7. 私たちは、常にコスト意識を持って業務運営を効率化するとともに、業務品質の維持・向上に向け、絶え間ない改善に努めます。

明るい職場づくり

8. 私たちは、社会的良識に則し、また、人権侵害を許すことなく他人を思いやる気持ちで、職場環境や人間関係をより良いものとするよう努力します。

安全・健康意識の啓蒙

9. 私たちは、職務上の安全・健康の確保を最優先するとともに、トヨタの一員である自覚の下、社会の模範となるよう交通ルールを遵守します。

トヨタ基金役職員の行動指針（取引先等との交際等に係わる行動指針）

制定：2014年10月1日

トヨタ自動車企業年金基金（以下「トヨタ基金」）の常勤役職員（常務理事をはじめとした全ての常勤役職員、以下「役職員」）は、法令および厚生労働省が公表している「確定給付企業年金に係る資産運用関係者の役割及び責任に関するガイドライン」、トヨタ基金が定めた「理念」・「基本方針」・「規約」・「運用基本方針」および下記の事項を行動の指針として、自己の職責およびトヨタ基金に対する義務を果たすことが期待されている。

1. 1. 外部の専門家の指導・助言を受ける。　　←　善管注意義務

役職員は、必要に応じ総幹事年金数理人、運用コンサルタントなど基金外部の専門家の指導と助言を受ける。

1. 1. 利益相反を回避・開示する。　　←　忠実義務

役職員は、個人的利益とトヨタ基金の利益が相反する立場に自らを置かないように努め、利益相反が発生した場合もしくは利益相反の発生が第三者から推測される可能性がある場合は、その事実を理事会に報告する。次の場合に、利益相反が発生していると考える。 「役職員の個人的利益のために、管理運用業務の適正な執行が妨げられていることを許容し、または許容されていると判断できる場合」 役職員は、管理運用業務の執行にあたって事業主の利益に配慮することが加入者等の利益を犠牲にするような場合には、基金に対する忠実義務に違反することについて、事業主の注意を喚起する。

1. 1. 取引先等から特別な利益の提供を受けない。　　←　忠実義務

役職員は、管理運用業務の執行にあたって取引先および将来取引の可能性がある業者（以下「取引先等」）から特別の利益を受けない。ここで「特別な利益」とは、一般の人や一般の場合と比較して有利な条件で与えられる利益または一般の人には与えられない特恵的もしくは独占的利益をいう。例えば、金銭の提供、有利な条件による物品等の譲渡、貸付その他信用の提供または役務の提供が該当する。役職員は、取引先等から飲食の提供などの接待、贈与、恩典、便宜の提供を受けてはならない。ただし、以下のいずれかの基準を満たす場合は、この限りではない。 ① 事前に「行事計画伺い」等で、常務理事の承認がある場合（飲食の提供） ② 金額に換算して1件数千円以下と推定され、社会通念上それによって何らかの義務感が生じると見なされない場合（贈与、恩典、便宜の提供）

≪トヨタ基金は、取引先等に対して、本行動指針に抵触する勧誘を行わないように伝えます。≫

内部統制システム管理基準

制定：2014年11月1日
改定：2021年8月1日

1. 内部統制システム構築に関する基本的な考え方

内部統制の構築自体は代議員の善管注意義務の一環として解し、その活動を代議員会にて報告するものである。

(1)トヨタ自動車企業年金基金（以下「基金」という。）においては、役員及び職員（以下「役職員」という。）がそれぞれの役割に応じつつ、本基準に従い、内部統制システムを適切に構築する。

(2)常務理事は、本基準に基づき、内部統制システムを整備するとともに、本基準について、役職員に周知し、その考え方及び取組を組織全体に浸透させる。

(3)常務理事、事務長は、本基準に基づき、職員を指揮監督し、担当業務における内部統制システムを整備（仕組みづくり、体制づくり、人づくり）し、運営する。

(4)職員は、本基準に基づき、自らの業務との関連において、有効な内部統制システムの整備及び運営に努める。

(5)常務理事は、内部統制システムが適切に構築され、有効に機能しているかを、監査等により適時適切に把握するとともに、不断の改善を行う。

(6)基金の各部署は、内部統制システムの整備及び運営について、定められた役割を確実に果たすものとする。コンプライアンス・業務監査室は、内部統制システムの整備及び運営に関して、各部署を統括し、組織横断的な内部統制システムの構築を推進する。

2. 取組の方針

(1) コンプライアンス確保

コンプライアンスの確保のため、職員行動規範等を策定するとともに、関係部署の協力を得て、法令違反に関する通報制度を設ける。

① コンプライアンスに関する事項について、組織横断的に経営会議において審議を行う。

② コンプライアンス確保のための取組を統括する部署は、コンプライアンス・業務監査室とする。

③ 基金は、「役職員行動規範」を定め、役職員は、これを基本として適正に業務を行う。

④ 基金は、年2回「内部統制強化月間」を定め、この中でコンプライアンスに関する具体的な取り組み・改善を行う。

⑤ コンプライアンス・業務監査室は、各部署と連携しつつ、コンプライアンス対応の検討指示、モニタリング等を行い、基金業務運営に関して、法令及び諸規則等違反行為の監視を行う。

⑥ 役職員の職務上の法令及び諸規則等違反行為を対象とする法令等違反通報制度を設ける。通報された事案を含め、コンプライアンス問題事案については、コンプライアンス・業務監査室において事実関係の調査を行い、関係部署において再発防止の措置を講ずるなど、迅速かつ確実に対応する。

⑦ 関係部署に、法令等違反通報制度の外部窓口を委嘱し、コンプライアンス確保についての助言や通報の受付を行う体制を整備する。

⑧ コンプライアンス確保の統括責任者はコンプライアンス・業務監査室長とし、各部署におけるコンプライアンス確保の体制整備及び実践の責任者を年金業務課・資産運用課長と定め、各グループ長、主幹、主任を中心に推進する。

⑨ コンプライアンス・業務監査室は、関係部署と連携しつつ、役職員を対象とするコンプライアンス研修を実施する。

 

(2) 業務運営における適切なリスク管理

業務運営における適切なリスク管理のため、リスクアセスメント調査を実施し、業務運営全般に係るリスク管理を行い、常務理事・事務長に報告する。 また、業務運営におけるリスク（基金の適正な業務運営を阻害する事象）を網羅的に把握、分析、評価し、その発生や対応について管理する仕組みを構築する。

① リスク管理に関する事項について、組織横断的に経営会議において審議を行う。

② リスク管理のための取組を担当する部署は、コンプライアンス・業務監査室とする。

③ 基金は、年2回「内部統制強化月間」を定め、この中でリスク管理に関する具体的な取り組み・改善を行う。

④ リスク管理の統括責任者はコンプライアンス・業務監査室長とし、各部署におけるリスク管理に関する体制整備及び実践の責任者は年金業務課長・資産運用課長とする。

⑤ コンプライアンス・業務監査室は、各部署と連携しつつ、リスクの把握、分析、評価、対応の検討指示、モニタリング等を行い、基金の業務運営に関して適切なリスク管理を実施する。その際、発生した事件・事故及び事務処理誤りに係る報告や法令等違反通報によるほか、リスクアセスメント調査を実施し、基金の業務運営全般についてのリスクの把握を行う。

⑥ 基金の業務運営または組織に重大な影響を与える問題が発生した場合は、理事長（常務理事）を本部長とする「緊急対策本部」を設置し、組織一体となって対応する。

 

(3) 業務の有効性・効率性の確保

業務の有効性・効率性の確保のため、業務の実施に係る判断基準、責任及び権限を明確にした業務標準書に基づく業務の執行を徹底するとともに、基金の業務運営に関するステークホルダーからの意見を収集し、適切に業務運営に反映させる。 また、サービス及び業務運営の改善に向けた組織体制の整備及び取組の充実を図り、お客様に信頼される業務運営を行う。

① 基金は、中期計画及び年度計画を策定し、役職員は、これに基づき効果的・効率的に業務を執行する。

② 業務の標準化のため、業務の実施に係る手順、判断基準、権限を明確にした業務標準書を整備し、職員は、業務標準書に基づく業務執行を徹底する。

③ 業務品質の管理等を担当する部署は、コンプライアンス・業務監査室とする。コンプライアンス・業務監査室は、関係部署と連携し、法令や実務に照らし、また、ITの活用や外部委託の推進等を踏まえながら、適時適切に業務の在り方の見直しを行い、基金の業務について、適正性を確保しつつ、有効化・効率化を進める。また、当該見直しを業務標準書に適切に反映させる。

④ ステークホルダーの意見を基金の業務運営に反映させるため、ステークホルダーの声（お客様から寄せられた苦情、意見、要望等）を経営会議において報告、審議を行う。

⑤ サービス及び業務運営の改善について、組織横断的に経営会議において審議を行う。

⑥ サービス及び業務運営の改善の統括責任者は、年金業務課長とし、各部署におけるお客様の声に関する対応の責任者はグループ長とする。

⑦ 現場主導のサービス改善の仕組みや、お客様の声を収集し、業務運営に反映させる仕組みを整備し、適切に運用するとともに、その改善を継続的に図る。

 

(4) 適切な外部委託管理

適切な外部委託の管理のため、業務横断的に委託業務の品質を管理する部署が、委託業務を所管する部署とともに、業務の委託の各過程における管理及び監視を行う。 また、基金自らが執行する業務の適正性を確保するほか、委託業者の業務内容を適正に管理・監視して、基金の業務全体の適正性を確保する。

① 外部委託について業務横断的な品質管理はコンプライアンス・業務監査室が行い、分析及び評価等を行う部署は、年金業務課及び資産運用課とする。

② 各部署は、委託先選定時、委託期間中、委託終了後の各時点において、適切に外部委託の管理及び監視を行う。

③ 年金業務課及び資産運用課は、外部委託業務に係る分析及び評価を行い、基金における外部委託の管理水準の向上を図る。

 

(5) 情報（IT・文書）の適切な管理・活用

情報の適切な管理及び活用等のため、情報セキュリティ基本方針、文書管理規則及び情報処理データ保護管理規則、情報セキュリティ対策実施基準及び情報セキュリティ取扱いマニュアルを策定し、当該規則に基づく情報の伝達、保存、管理及び活用を徹底し継続して改善する。また、個人情報保護の徹底を図るとともに、職務執行に係る情報を適切に伝達・共有・活用、保存・管理、公開する体制を整備する。

① 基金イントラネットの活用等により、職務執行に係る情報を役職員間において適切に共有できる体制を整備するとともに、役職員間のコミュニケーションを推進する。

② 基金は、文書等の保存・管理について必要な事項を規定した「文書管理規則」を定める。役職員は、当該規則に従い適切に文書等の保存・管理を行う。

③ 役職員は、基幹システム内の個人情報について、確定給付企業年金法の規定に基づき適切に利用する。基金は、基幹システム内の個人情報その他の個人情報を適切に保護するための取組の指針を規定した「個人情報・特定個人情報保護方針」（プライバシー・ポリシー）を策定するとともに、個人情報保護のための体制、方法等を規定した「個人情報保護管理規則」「特定個人情報保護管理規則」「個人情報・特定個人情報取扱い基準」を定める。

 

(6）財務報告の信頼性

財務報告の信頼性を確保するため、基金に求められる社会的責任を理解し、正確で信頼性のある財務報告を適時かつ適切に実行するための内部統制を整備する。 また、適正かつ効果的な体制を構築して、経理の原則に基づいた会計処理の健全かつ持続的な運営を実現する。

① 法令を遵守し、「財務及び会計規則」をはじめとする関連規程（旅費規則、賃金規則等）を策定して適正な会計処理を行う。

② 財務報告の重要な事項に虚偽記載が発生するリスクを低減させるため、権限及び職務分掌の明確化ならびに関連する業務標準書の整備に取り組む。

③ 確定給付企業年金法の規定に基づき、ステークホルダーへの財政状態の適時適切な提供を行う。

④ 基金は、信頼性のある財務報告作成に必要な高度な専門知識及び倫理観を持った人材の育成に努める。

⑤ コンプライアンス・業務監査室は年金業務課長と連携しつつ、定期的な評価確認の指示、結果の確認等を行い、会計処理の健全性の監視を行う。

⑥ 内部統制の有効性を定期的に評価するために、「内部牽制チェックリスト」を年1回行う。

 

(7) 業務運営及び内部統制の実効的な監視及び改善

業務運営及び内部統制の実効的な監視及び改善のため、確定給付企業年金法に基づく監事による適正で効果的な監査を実施する。また、コンプライアンス・業務監査室は、効果的な内部監査を実施する。これらの監査の結果を踏まえて、各担当部署がその役割に応じながら連携し、業務運営及び内部統制の改善を確実に行う。

① 監事は、確定給付企業年金法の規定等に基づき、適正かつ効果的に監査を実施する。役職員は、監事に対し、監査に必要な情報を報告・提供するとともに、監事からの調査依頼に対し、適切に協力する。

② 内部監査を実施する部署は、コンプライアンス・業務監査室とし、機動的・効果的に内部監査を実施する。役職員は、コンプライアンス・業務監査室に対し、監査に必要な情報を報告・提供するとともに、コンプライアンス・業務監査室からの調査依頼に対し、適切に協力する。

③ コンプライアンス・業務監査室は、年2回の内部統制強化月間における内部監査に加え、日常的にも様々な手法を適時適切に活用し、効果的な監査を実施する。

④ コンプライアンス・業務監査室は、業務の有効性・効率性の検証のほか、コンプライアンス確保、リスク管理、ガバナンス、外部委託管理等、内部統制システムの構築に資する事項についての監査も行う。

⑤ コンプライアンス・業務監査室は、監査の結果を速やかに理事長（常務理事）に報告する。各部署は、監査結果を踏まえた業務運営の改善を行い、当該状況について、コンプライアンス・業務監査室に速やかに報告する。

⑥ 監事及びコンプライアンス・業務監査室は、定期的に意見・情報交換を行うなど、相互に連携する。

情報セキュリティ基本方針

制定：2019年4月1日
改定：2019年4月1日

1．目的

トヨタ自動車企業年金基金（以下、「基金」という）は、「理念・基本方針」及び「トヨタ基金行動規範」に基づき、お客様に提供するサービスに関連した個人情報及び業務で取り扱うすべての情報、当該情報を管理・保護するためのシステム等（以下、「情報資産」という）は基金の事業活動において重要な資産であるとの認識に立ち、組織的かつ継続的に情報セキュリティに取り組むことを目的として、情報セキュリティ基本方針（以下、「本方針」という）を定める。

2．基金の基本的な姿勢

（1）法令遵守

基金は、情報セキュリティに関係する法令、国が定める指針、契約上の義務、及びその他の社会的規範を遵守する。

（2）安定した業務基盤の維持

基金は、情報資産を適切に管理・保護することにより、事業継続性の確保により安定した業務基盤の維持に努める。

（3）安全なサービスの提供

基金は、サービス提供活動において、情報セキュリティの対策を講じることにより、お客様や社会に対し、安全なサービスを提供する。

（4）情報セキュリティマネジメント

基金は、ガバナンス体制の構築とともに、事故対応を含めたリスクマネジメントを行ない、情報セキュリティの継続的な推進及び改善を行なう。

3．「情報セキュリティ」の定義

情報セキュリティとは、本方針１．に定める目的を達成するために、基金内において、情報資産の「機密性」・「完全性」・「可用性」を確保することをいう。

4．本方針の適用範囲

（1） 情報セキュリティの対象

本方針における情報セキュリティの対象は、基金の事業活動に関わる情報資産とする。

（2）適用対象

本方針の適用対象は、基金及びその役職員とする。

5．情報セキュリティの取り組みの原則

（1）責任体制の明確化

情報資産の適切な管理・保護を実施するために、基金において情報セキュリティにおける推進体制を整備し、その任務と責任を明確にする。

（2）情報セキュリティ規程の整備・遵守

①基金の情報セキュリティに関する規程（以下、「情報セキュリティ規程」という）の体系は「基本方針」・「管理基準」・「対策実施基準」とする。

②本方針は、情報セキュリティ規程の「基本方針」として基金が策定し、これを遵守する。

③「管理基準」及び「対策実施基準」は、基金が「基本方針」に基づき策定し、これを遵守する。

（3）リスクマネジメント

①守るべき情報資産及びそれに対する情報セキュリティの脅威を特定する。

②特定した脅威に対する備えの状況及び脅威の影響度合いに基づき、情報資産の機密性、完全性又は可用性を損なう事象（以下、「情報セキュリティインシデント」という）の発生防止に向けた必要な対策を講じる。

③情報セキュリティインシデントが発生した場合には、速やかに、当該事象の収束、現状への復旧、被害拡大防止及び再発防止などに向けた適切な対応を行う。

（4）教育・啓発

基金の役職員に対し情報セキュリティに関する意識向上を図るために、必要な教育及び啓発活動を実施する。

（5）継続的改善

情報セキュリティにおけるPDCAサイクルを回し、情報セキュリティに係る仕組みを継続的に見直し・改善する。

6．取り組み状況の点検・監査

（1）内部による点検

基金は本方針に基づく取り組み状況について定期的な点検（内部監査を含む）を実施し、当該結果を理事長及び常務理事に報告するものとする。

（2）社外監査機関による監査

基金の取り組み状況の監査については、定期的に監事及び社外監査機関による監査をもって客観的な評価を担保するものとする。

7．施行

本方針は、2019年4月1日より施行する。

トヨタ自動車企業年金基金
常務理事　川上　知紀